Ihre Firmen-Website muss eine Datenschutzerklärung haben, um den gesetzlichen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Datenschutzgesetze zu entsprechen
Für die Website eines Kleinunternehmens fällt in der Regel die Datenschutzerklärung nicht so umfangreich aus, wie beispielsweise bei einem Online-Shop.
Hier sind die Hauptgründe, warum eine Datenschutzerklärung für jede Website Pflicht ist und was Sie als Kleinunternehmen tun müssen, um nicht abgemahnt zu werden.
Rechtliche Anforderungen:
Die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verlangen von Unternehmen, dass sie transparent darüber informieren, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Datenschutzerklärung stellt sicher, dass diese gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Transparenz:
Die Datenschutzerklärung informiert die Besucher der Website darüber, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden, und zu welchem Zweck. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen der Nutzer zu gewinnen und zu erhalten.
Rechte der Nutzer:
Nutzer haben gemäß der DSGVO bestimmte Rechte, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten. Die Datenschutzerklärung muss diese Rechte erläutern und den Nutzern Wege aufzeigen, wie sie diese Rechte ausüben können.
Verantwortung und Haftung:
Durch eine klare Datenschutzerklärung können Unternehmen ihre Verantwortung für den Datenschutz nachweisen und sich vor möglichen rechtlichen Konsequenzen schützen. Im Falle eines Datenschutzvorfalls oder einer Beschwerde kann eine gut gestaltete Datenschutzerklärung dabei helfen, die Einhaltung der Vorschriften zu belegen.
Aufklärung der Nutzer:
Die Datenschutzerklärung klärt die Nutzer darüber auf, wie ihre Daten verarbeitet werden und welche Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um ihre Daten zu schützen. Dies ist besonders wichtig, um das Vertrauen der Nutzer in die Website und das Unternehmen zu stärken.
Vermeidung von Strafen:
Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu erheblichen Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen (Abmahnungen) führen. Eine vollständige und korrekte Datenschutzerklärung hilft, Strafen zu vermeiden.
Welche Informationen muss die Datenschutzseite enthalten, damit sie DSGVO-konform ist?
Verantwortlicher:
Name und Kontaktdaten des Unternehmens oder der verantwortlichen Person, die für die Datenverarbeitung zuständig ist. Bei Kleinunternehmen meist der Inhaber selbst.
Datenschutzbeauftragter:
Falls vorhanden, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten. Kleinunternehmen sind oft nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Erst ab einer Mitarbeiteranzahl von 10 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, wird ein Datenschutzbeauftragter zur Pflicht. Oft ist dies ein externer Dienstleister.
Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten:
Eine detaillierte Beschreibung, welche personenbezogenen Daten erhoben werden (z.B. Name, E-Mail-Adresse), wie sie verarbeitet werden und zu welchem Zweck (z.B. zur Beantwortung von Anfragen).
Rechtsgrundlage der Verarbeitung:
Die rechtlichen Grundlagen für die Datenverarbeitung, z.B. Erfüllung eines Vertrags (Kaufabschluss) oder berechtigte Interessen (Angebotsanfrage).
Datenweitergabe an Dritte:
Information darüber, ob und an wen personenbezogene Daten weitergegeben werden, z.B. an Dienstleister oder Partner (z. B. Versender, DHL, Hermes etc.).
Speicherdauer:
Angaben darüber, wie lange die Daten gespeichert werden.
Rechte der betroffenen Personen:
Information über die Rechte der Nutzer bezüglich ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch. Auch das Recht auf Datenübertragbarkeit sollte erwähnt werden.
Widerspruchsrecht:
Erläuterung, wie Nutzer gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch einlegen können (z. B. per E-Mail).
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde:
Hinweise darauf, dass Nutzer das Recht haben, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.
Cookies und Tracking-Technologien:
Falls Cookies oder ähnliche Technologien verwendet werden, sollte dies erläutert werden, einschließlich der Art der verwendeten Cookies und wie Nutzer diese verwalten oder ablehnen können (über eine separate Cookie-Seite).
Sicherheitsmaßnahmen:
Grundlegende Informationen über die Sicherheitsmaßnahmen, die zum Schutz der personenbezogenen Daten getroffen werden (z. B. durch Rechte und Rollen in Datenverarbeitungssystemen).
Änderungen der Datenschutzerklärung:
Hinweis, dass die Datenschutzerklärung bei Bedarf angepasst werden kann und wie Nutzer über Änderungen informiert werden.
Wichtig!
- Regelmäßige Aktualisierung: Die Datenschutzerklärung sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, insbesondere wenn sich die Datenverarbeitungspraktiken oder gesetzlichen Anforderungen ändern.
- Rechtliche Haftung: Es ist wichtig zu beachten, dass die Verantwortung für die Rechtskonformität der Datenschutzerklärung beim Unternehmen liegt. Selbst wenn externe Dienstleister oder Tools verwendet werden, sollte das Unternehmen sicherstellen, dass die Erklärung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Wer erstellt für ein Kleinunternehmen eine rechtskonforme Datenschutzerklärung?
Datenschutzexperte (sicherste Wahl, aber auch die teuerste):
Die sicherste Methode ist, einen Datenschutzexperten (Dienstleister) zu beauftragen, der nichts anderes als sich um diese Aufgabe zu kümmern. Diese Person kann genau auf die spezifischen Anforderungen und Tätigkeiten des Unternehmens bzgl. des Datenschutzes eingehen.
Online-Generatoren (e-Recht & Co.):
Es gibt verschiedene Online-Generatoren für Datenschutzerklärungen, die auf den Anforderungen der DSGVO basieren. Diese Tools können eine gute Option für kleinere Unternehmen sein, die eine kostengünstige und schnelle Lösung benötigen. Sie führen den Benutzer durch eine Reihe von Fragen und generieren basierend auf den Antworten eine Datenschutzerklärung. Dennoch ist es zu empfehlen, die Datenschutzerklärung anschließend von einem Experten überprüft zu lassen.
Vorlagen und Muster:
Es gibt auch Vorlagen und Muster für Datenschutzerklärungen, die angepasst werden können. Diese finden sich häufig auf Websites von Datenschutzorganisationen oder in Fachliteratur. Auch hier gilt es ggf. einen Datenschutzexperten die Muster überprüfen zu lassen.
Hinweis zu diesem Thema vom Internet-Redakteur:
Ich selbst kümmere mich nicht um das Erstellen einer Datenschutzerklärung, da dies Aufgabe meines Auftraggebers ist. Ich empfehle für einfache Websites Datenschutzgeneratoren einzusetzen. Meiner Erfahrung nach ist das vollkommen ausreichend und auch bei regional tätigen Unternehmen unkritisch. Eine Datenschutzexpertin aus meinem Kundenkreis ist die Fa. Weber-DV aus Hofbieber, die ich schon mehrfach empfohlen habe.
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